XRechnung & E-Rechnung für Ihren Mittelstand
Die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland kommt in Stufen. Empfangen müssen alle deutschen B2B-Unternehmen seit Januar 2025. Versenden müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028. Wir machen Ihr bestehendes System konform, ob Sage, NAV, Access, FileMaker oder Branchensoftware. Ein ERP-Wechsel ist nicht nötig.
Das Problem
Die Pflicht kommt stufenweise, nicht auf einen Schlag. Empfangen und archivieren müssen alle deutschen B2B-Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, also der typische Mittelstand. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für alle B2B-Aussteller in Deutschland. Erlaubt sind XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.3 mit XRechnung-Profil. Auf dem Papier klingt das nach einem Software-Update. In der Praxis bleibt es an vier Stellen hängen, die in den meisten Mittelständlern seit Jahren herumliegen:
Verwirrte Stammdaten
Kreditor-Dubletten, alte USt-IdNr.-Einträge, fehlende Leitweg-IDs Ihrer Geschäftskunden. Über Jahre hat sich Schmutz in der Buchhaltung angesammelt. Bei XRechnung wird er bei jeder einzelnen Rechnung sichtbar.
Unklare ERP-Integration
Buchhaltung, Branchensoftware, vielleicht ein altes System für Aufträge: niemand weiß genau, welches System der Master für Kundendaten ist und wer welche Felder ändern darf. Bevor das geklärt ist, kann auch keine XRechnung sauber rausgehen.
Kein vernünftiges Archiv
Bei den meisten Mittelständlern liegen Rechnungen in Outlook-Ordnern oder auf einem Laufwerk, das niemand mehr findet. Ein GoBD-konformes Archiv ist seit Jahren Pflicht, aber bisher selten umgesetzt. Bei XRechnung führt am ordentlichen Archiv kein Weg mehr vorbei.
Brüche zwischen Einkauf, Buchhaltung und Steuerberater
Genau in diesen Übergaben gehen Belege verloren oder kommen ohne Pflichtfelder an. Wir richten den Prozess so ein, dass alle drei mit denselben Daten arbeiten.
Lexware Office, sevDesk und DATEV haben das Thema halb eingebaut, wenn Sie ohnehin in deren Ökosystem leben. Wer auf Sage Büro+, Dynamics NAV, einer FileMaker-Datenbank von 2009 oder einer Branchenlösung sitzt, braucht einen anderen Weg. Genau dort setzen wir an.
Unsere Lösung
Wir zwingen Sie nicht, Ihre ERP zu wechseln. Sehr oft ist Ihr bestehendes System völlig in Ordnung, ihm fehlt nur der XRechnung-XML-Export. Wir bauen die fehlenden Stücke obendrauf: einen Export-Adapter aus Ihrem System, einen Validierungs-Layer mit dem offiziellen KoSIT-Validator, einen Inbound-Parser für eingehende E-Rechnungen, ein GoBD-konformes 10-Jahre-Archiv mit EU-Hosting und ein Format-Routing pro Empfänger. Dazu kommt der meist zeitintensivste Teil, das Aufräumen Ihrer Stammdaten: Leitweg-IDs, GLN, USt-IdNr.-Validierung gegen das BZSt, Bereinigung von Kreditor-Dubletten.
Das Ergebnis: Was Ihr Haus verlässt, ist gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft und enthält alle Pflichtfelder. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch im Archiv abgelegt. Ihr Steuerberater hat einen eigenen Lesezugang und sieht jederzeit den Stand. Sie zahlen einen Festpreis, der im Angebot steht.
Was es kostet
Kleinunternehmen (Excel, Lexware Premium)
ab €2.500
Mittelstand (30–80 Mitarbeiter)
€8.000–25.000
Komplexe Legacy-Systeme
€15.000–60.000
Enthalten:
- · Stammdaten-Aufräumen (Leitweg-IDs, GLN, USt-IdNr.-Validierung, Kreditor-Dubletten)
- · Export-Adapter aus Ihrem aktuellen System nach XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.3
- · Validierungs-Layer mit dem offiziellen KoSIT-Validator vor jedem Versand
- · Inbound-Parser für eingehende E-Rechnungen Ihrer Lieferanten
- · GoBD-konformes 10-Jahre-Archiv, EU-gehostet, unveränderbar
- · Format-Routing pro Empfänger (XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für B2B)
- · Übergabeprotokoll mit dokumentierten Pflichtfeldern und Testläufen
- · Schulung Ihres Teams (Buchhaltung, Einkauf), 2–4 Stunden
Nicht enthalten:
- · Komplettmigration auf ein neues ERP (nicht nötig, wir bauen oben drauf)
- · Steuerberatung oder buchhalterische Beratung (das macht Ihr Steuerberater)
- · Neulizenzen für DATEV, SAP oder Sage-Erweiterungsmodule
Wie es abläuft
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Schritt 01
Woche 1
Diagnose und Festpreis-Angebot
- · Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Systems und Rechnungs-Workflows
- · Auswertung Ihrer Empfänger-Struktur (öffentliche Hand, B2B, Format-Mix)
- · Stichproben-Audit Ihrer Stammdaten (USt-IdNr., Kreditoren, Leitweg-IDs)
- · Einseitiges Festpreis-Angebot mit Liefertermin
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Schritt 02
Woche 2–3
Stammdaten und Adapter
- · Bereinigte Kreditor- und Debitor-Stammdaten
- · Export-Adapter aus Ihrem System nach XRechnung 3.0 / ZUGFeRD 2.3
- · Erste Test-Rechnungen gegen den KoSIT-Validator
- · Konfiguration des Empfänger-Routings
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Schritt 03
Woche 3–4
Inbound, Archiv und Pilot
- · Inbound-Parser für eingehende E-Rechnungen
- · GoBD-Archiv eingerichtet, EU-Hosting, Browser-Zugang für Sie und Ihren Steuerberater
- · Pilot-Versand mit Ihrem größten Geschäftskunden
- · Validierungs-Layer vor jedem ausgehenden Beleg
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Schritt 04
Woche 4
Übergabe und Schulung
- · Schulung Ihrer Buchhaltung und Ihres Einkaufs (2–4 Stunden)
- · Übergabeprotokoll mit dokumentierten Pflichtfeldern pro Empfänger
- · Dokumentation für Ihren Steuerberater
- · Optionaler Wartungsvertrag für KoSIT-Spec-Updates
Für wen es passt, und für wen nicht
Passt für:
- · Sage Büro+, Sage 50 oder Sage 100 mit über die Jahre angesammelten Anpassungen
- · Microsoft Dynamics NAV / Navision vor Business Central
- · Custom-Datenbanken in MS Access oder FileMaker, die seit Jahren laufen
- · Ältere Lexware-Premium- oder -Plus-Installationen ohne E-Rechnungs-Modul
- · Proprietäre Branchensoftware in Bau, Handwerk, Großhandel, Spedition, Manufacturing
- · Mittelstand mit 30–200 Mitarbeitern und gemischter B2B- / Behörden-Kundschaft
Passt nicht für:
- · Reine DATEV- oder SAP-S/4-Setups, in denen das E-Rechnungs-Modul des Herstellers bereits lizenziert ist und genutzt wird
- · Solo-Selbstständige unter zehn Rechnungen pro Monat (eine Standardlösung wie Lexware Office reicht meist)
- · Unternehmen, die ohnehin in den nächsten sechs Monaten ihre ERP wechseln
Systeme, mit denen wir uns auskennen
- Sage Büro+
- Sage 50
- Sage 100
- Microsoft Dynamics NAV
- Navision
- MS Access
- FileMaker
- Lexware Premium
- Lexware Plus
- Branchensoftware Bau
- Branchensoftware Handwerk
- Branchensoftware Großhandel
- Branchensoftware Spedition
- Branchensoftware Manufacturing
Häufige Fragen
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